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如何做好机构改革中涉改单位档案移交进馆工作

来源: 中国档案报 发布时间:2019-04-10 字体:[ ]

新一轮的国家机构改革已经全面铺开,在机构改革中,很多涉改单位的档案需要移交到同级综合档案馆。在档案移交进馆工作中,笔者认为应着重做好以下5个方面的工作。

干预要早。档案移交进馆前的收集整理工作应走在机构改革前面,这样才能确保单位档案在机构改革中不散失、不损毁、不泄密。一方面,涉改单位档案移交进馆必须符合档案馆的进馆要求。各单位档案工作基础不尽相同,基础不好的单位在移交工作中需要投入大量的精力对档案进行一次系统规范的整理。而机构改革节奏快、时限性强,改革方案一经宣布,涉改人员需要快速到位,迅速投入到新的工作中,将无暇顾及原单位档案的善后工作。另一方面,有的单位由于日常管理不善,一些自身形成的具有长久保存价值的文件材料不能及时归档,分散保存在个人手中,这些文件材料如不能赶在人员分流之前收集归档,在机构改革中由于工作人员档案意识不强、时间仓促,有可能会被带走或销毁,造成无法弥补的损失。为此,档案行政管理部门必须及早干预,并积极争取当地党委、政府的支持,把涉改单位档案移交工作作为机构改革的一个重要方面来抓,明确涉改单位档案工作主要负责人、分管责任人和具体责任人的职责,提要求、压任务、勤督促、多指导,做好档案移交的业务保障工作。涉改单位应及早部署,明确工作任务,限定完成时间,督促责任人有始有终地做好档案移交工作。

材料要全。首先,档案门类要全。要着眼于涉改单位除人事档案之外的其他各门类档案,包括该单位的文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、专业档案、电子档案、实物档案等。其次,各门类档案的文件材料要全。对于一些工作基础差、原有的文件材料就不齐全的单位,要以此次机构改革为契机,组织本机关各部门集中清理积存材料,再进行一次全面收集;重点收集一些由各科室保存的未及时归档的文件材料、照片及各种专业档案等,例如,单位办公会议记录往往由办公室主任保管,干部花名册、人事统计报表等人事方面的材料由负责人事工作的人员保管,而负责宣传工作的人员往往存有大量的照片、声像等资料,这些文件材料都是单位在工作中形成的具有重要保存价值的第一手资料,都属于归档范围。再次,文件材料的组件要全,如单位的发文,应该包括正稿、签批单和底稿等。

质量要高。档案移交进馆之前,要对需移交的所有档案按照相应的标准和进馆要求进行一次系统整理。要本着对历史负责的态度,对整理不规范、保管期限划定不准确的,该拆卷的拆卷,该调整的调整;对档号的编制是否规范,案卷的装订是否规整,备考表的项目是否填写齐全,档案装具的质量是否符合长期保管的要求,检索工具是否完备,声像档案和实物档案的背景、人物、来源等信息是否着录详尽、准确等都要不厌其烦地进行检查;对于传统载体的档案要制作数字化复制件后一并移交进馆;按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作,并提出划控与开放意见。移交档案的同时,还需移交档案的分类方案、整理工作说明、本单位文件材料归档范围和档案保管期限表等整理类材料,全宗介绍、组织机构沿革、大事记等说明全宗背景的文件材料,以及档案信息化、数字化工作情况、电子档案创建及数据格式说明等材料。

把关要紧。档案馆要把好接收关口,切不可降低标准要求。档案馆在接收工作中发现文件材料不齐全的情况要督促移交单位再收集、再整理,实在无法收集齐全的要对缺损部分作出详细的说明;对案卷质量存在的问题要提出整改要求,限期整改;对分类方案、全宗介绍等文件材料编写不全面、不准确的要提出修改意见;对接收进馆的档案要逐卷、逐件进行清点核对,还要检查每一件档案的纸质原件、数字化复制件及档案目录三者是否一致;要在涉改单位移交的档案做到分类科学、保管期限鉴定准确、档号编制有序、案卷整理规范,完全符合进馆要求的情况下办理交接手续。

查处要严。国家档案局印发的《关于在地方机构改革中加强档案工作的意见》(以下简称《意见》)要求,改革涉及的部门和单位要提高政治站位,加强组织领导,落实工作责任,周密部署实施,严防档案流失和失泄密问题发生,任何部门和个人不得擅自带走、留存、转移、销毁档案,造成档案损失的,按规定追究有关人员责任。各级档案行政管理部门、涉改单位要认真学习贯彻《意见》精神,加大执法监督力度,对于在机构改革中不按规定移交档案的,或因管理不善造成档案损毁和泄密的单位和个人,要严格按照有关法律法规严肃处理。

原载于《中国档案报》2019年4月8日 总第3357期 第三版